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SiègeTechnopôle de Château Gombert 13013 Marseille Tél.: +33 (0) 4 91 95 56 56 Fax: +33 (0) 4 91 95 56 50 |
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Direction commerciale 120, av.Charles de Gaulle 92200 Neuilly sur Seine Tél.: +33 (0) 1 72 92 05 40 Fax: +33 (0) 1 72 92 05 41 |
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L’importance d’une bonne expertise
Cette phase est stratégique et incontournable dans la méthodologie TJC car elle établit les bases de votre futur projet d’archivage. Nous devons avec vous :
Comprendre les enjeux de l’archivage. Identifier les risques éventuels. Obtenir un plan d’archivage complet et détaillé.
Produire une projection de croissance sur 5 ans.
Identifier les impacts financiers à venir liés aux investissements hommes / machines / temps.
Avoir une indication budgétaire pour un projet d’archivage.
Evaluer le ROI. L’expertise, menée sur site par un expert TJC, s’appuie sur l’outil Data Analyser Plus de la société PBS et fait appel à des questionnaires pré-configurés. Au préalable, vous recevez Database Analyser Plus et vous nous transmettez l’extraction des résultats avant notre première intervention. Les outils mettent en évidence la taille d’occupation réelle des tables SAP depuis l’installation d’origine, de mois en mois. Ils permettent de mettre sous contrôle la base de données en terme de données archivables.
Comme une table peut alimenter plusieurs objets d’archivage, nous obtenons clairement la façon dont elle peuple les différents objets, avec ensuite un découpage des index SAP et des données réelles. Nous procédons enfin à une revue approfondie de votre système afin de mettre en avant : Les contraintes techniques d’un point de vue archivage (flux, anomalies de base, interruptions de traitement) pour garantir la fiabilité des opérations.
Les contraintes métiers (sectorielles, évènementielles, fiscales…). Pourquoi un logiciel d’analyse ? La réussite d’un projet d’archivage passe par une expertise qui seule permet de définir la stratégie d’archivage à adopter, chiffres à l’appui (tableau de croissance). Le plan d’actions à mener doit s’appuyer sur des informations exactes et pertinentes que seul le logiciel Data Analyser Plus fournit.
Data Analyser Plus garantit la véracité des informations, évitant ainsi des journées de travail supplémentaires, coûteuses et sources d’erreurs. L’archivage est un processus récurrent que l’entreprise devra mener régulièrement. Formés à cet outil pendant l’expertise, vous pourrez demain : Piloter et suivre la croissance. Définir par vous-mêmes les nouveaux objets à prendre en compte.
Définir / ajuster les délais de rétention. Produire une projection de croissance sur 5 ans.
Lancer de manière autonome l’archivage grâce au transfert de compétence de TJC durant le projet.
Les acteurs de l’expertise : L’expertise se déroule sur deux journées et sollicite une personne coté client (idéalement le futur responsable de l’archivage).
Cette personne dispose des autorisations d’accès à SAP mais n’est pas nécessairement un administrateur chevronné. Elle doit simplement connaître la solution en place et être à l’aise dans l’utilisation de SAP. Après une première demi-journée d’analyse du système, l’expert peut proposer de rencontrer les interlocuteurs responsables de la maintenance des modules les plus impactés par l’archivage. Il est recommandé de prévoir une entrevue avec le Directeur Financier, à défaut le Chef Comptable ou tout autre personne ayant participé aux contrôles fiscaux de la société. Si une équipe d’architecture système est en place, il est souhaitable de pouvoir s’entretenir avec un membre de cette équipe. En fin d’expertise, une rencontre avec le responsable (usuellement le patron du Centre de Compétences) est souhaitée la dernière demi-journée d’intervention, afin de procéder à un débriefing verbal et présenter les premières conclusions. Ordre du jour d’une expertise-type ( Exemple d’un système R/3 ) 1. Préambule
2. Contexte
3. Volumétrie
a. Analyse des spécificités la base de données
- Tables des structures d’information logistique
- Tables spécifiques
- Tables liées à COPA
b. Analyse de la base de données
c. Analyse de la croissance de la base
4. Audit des précédents archivages
5. Systèmes connexes
6. Direction Financière (archivage fiscal, audits fiscaux)
7. Points divers
a. Migration
b. Unicode
c. Traçabilité
d. Suppressions d’articles
e. Archivage de spools
f. Gestion documentaire
g. Réorganisation
8. Mise en production
9. Conclusion
- L’analyse des premiers travaux d’archivage.
- Les risques identifiés.
- Les objets prioritaires à archiver.
- Les solutions préconisées par objet pour atteindre les objectifs.
- Les préconisations globales.
Un tableau de croissanceIl s’agit des éléments chiffrés, présentant la montée en volume prévisionnelle de la base avec et sans l’archivage. Ce tableau constitue l’engagement de TJC dans le cadre de sa mission. Tous les éléments sont pris en compte :
- La croissance avec des prospectives sur plusieurs années.- L’espace disque disponible.
- Les montées de version.
- Le passage éventuel en Unicode.
Un tableau de chargeIl s’agit de présenter l’investissement homme (Client et TJC) à chaque étape du projet qui s’apprête à démarrer.
Livrables d’une expertise-type
Un compte-rendu de synthèseCe document est destiné aux décisionnaires non informaticiens et rédigé en conséquence, rédigé de manière factuelle et présentant clairement le périmètre, les enjeux et les gains de la mise en œuvre de l’archivage.
Un compte-rendu d’expertise détailléCe document est destiné aux informaticiens et expose la situation et les recommandations de l’expert. Il comprend :
- L’analyse des premiers travaux d’archivage.
- Les risques identifiés, .
- Les objets prioritaires à archiver.
- Les solutions préconisées par objet pour atteindre les objectifs.
- Les préconisations globales.
A l’issue de l’expertise, vous serez en mesure de connaître : Si l’archivage est d’ores et déjà nécessaire et à quelle échéance le mettre en œuvre.
L’ampleur des travaux d’archivage à mettre en œuvre.
Le périmètre complet de l’archivage, en distinguant les objets à traiter en priorité selon votre contexte.
La future fréquence de l’archivage selon les délais de rétention retenus avec vous ou imposés par des contraintes extérieures.
