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SiègeTechnopôle de Château Gombert 13013 Marseille Tél.: +33 (0) 4 91 95 56 56 Fax: +33 (0) 4 91 95 56 50 |
Direction commerciale 120, av.Charles de Gaulle 92200 Neuilly sur Seine Tél.: +33 (0) 1 72 92 05 40 Fax: +33 (0) 1 72 92 05 41 |
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1. Permettre à votre système SAP de faire face à un contrôle fiscal ou à l’audit de vos commissaires aux comptes en France et à l’étranger
Depuis 1998, TJC assure l’archivage des données des systèmes SAP en France et en Europe Francophone. Pour cette raison, nous avons étudié très tôt les conséquences des audits externes et des contrôles fiscaux sur vos systèmes. Force est de constater que nombre de systèmes SAP, du fait de leur mise en œuvre, ne sont pas conformes aux contraintes légales et font peser le risque de notifications, de redressements d’office, voire même de rejets de comptabilités, à leur direction financière. Il nous paraît important d’attirer votre attention sur certains points. - Le saviez vous ?
Les contrôleurs fiscaux disposent de ressources spécialisées dans l’audit
informatisé de système SAP dont certains possèdent une parfaite maîtrise de SAP.
L’activation des historiques de modifications de paramétrage est obligatoire.
Les systèmes tels que les systèmes EDI sont auditables et permettent en
particulier d’assurer la complétude du chiffre d’affaire.
La totalité des échanges doivent être archivés et conservés au moins 4 ans.
La non-conservation des fichiers d’archives, y compris pour les objets
techniques, vous expose à des évaluations d’office.
Quelques exemples des textes de la directive de Janvier 2006 sur l’audit des comptabilités informatisés
« Le contrôle, dont l ’étendue est fonction du degré d ’intégration des données comptables dans le système informatique de l ’entreprise, porte sur les éléments et opérations qui justifient les événements et situations retracées dans les livres, registres, documents, pièces et déclarations soumises au contrôle de l ’administration.
En conséquence, l ’administration peut être amenée à demander des éléments extraits de la comptabilité analytique ou budgétaire pour vérifier par exemple, le calcul des provisions, la détermination des coûts de production, des coefficients de marge, etc.… ».
« Au terme de l ’article L.102 B du LPF, la conservation sur support papier, de données, constituées ou reçues sur support informatique, n ’est pas une solution alternative à la conservation informatisée pendant le délai prévu à l ’article L169 du LPF; elle ne permet pas à l ’entreprise de satisfaire à ses obligations ».>> En résumé. L’entreprise contrôlée doit être en mesure d’extraire sous forme de fichier plats à des fins d’analyse, des données provenant du file-système mais également des archives avec la garantie que les données archivées extraites ne soit pas altérées.
« Au terme de l ’article L.102 B du LPF, la conservation sur support papier, de données, constituées ou reçues sur support informatique, n ’est pas une solution alternative à la conservation informatisée pendant le délai prévu à l ’article L169 du LPF; elle ne permet pas à l ’entreprise de satisfaire à ses obligations ».>> En résumé. Même la citation précédente doit être relativisée et éclairée à la lumière des pratiques actuelles des auditeurs, la conservation des documents légaux (par exemple les factures clients) au format papier ne suffit plus à remplir vos obligations.
« Devant la variété des organisations et des systèmes adoptés par les entreprises, il n’est ni possible, ni pertinent, de définir à priori le détail des données à conserver pour chaque organisation informatique (art 85) ».>> En résumé. L’archivage consiste à déplacer des données pour réduire votre base, à permettre l’accès à celles-ci dans le respect des contraintes fiscales mais à ne jamais les supprimer.
La réponse de TJC :
TJC vous assiste de différentes façons à la prise en compte de ces contraintes pour la législation Française, mais aussi pour les législations étrangères. Par la prise en compte de ces contraintes lors de la mise en œuvre
d’archivage de données ou d’archivage documentaire.
Par la mise en œuvre d’archivage fiscal en coopération avec vos directions financières et leurs conseils (advisoring ou commissariat aux comptes selon les cas).
Par l’audit de vos systèmes SAP.
Par la mise en place d’outils certifiés SAP garantissant l’intégrité des
données. (étant entendu que les progiciels SAP sont certifiés CFCI).
Par l’assistance technique en cas de contrôle et d’audit pour nos clients.
Notre expérience de l’archivage SAP depuis 1998, et les contacts noués avec les sociétés d’audit pratiquant également le commissariat aux comptes, nous permettent d’aborder sereinement ces questions arides, à partir des textes officiels, mais avec une vision opérationnelle et pragmatique de la réalité des contrôles auxquels vous serez demain amenés à faire face.Bénéfice de la solution TJC:
Les solutions proposées répondent aux besoins spécifiques du client, dans le cadre de la directive de janvier 2006, et sont mise en œuvre à l’issue d’une expertise complète expliquée au client et validée si nécessaire par son cabinet d’audit. Ensemble, limitons vos risques.Demander notre lettre sur l’audit des comptabilités informatisées.
